191月
每一个提案请求(RFP)都是一个潜在的新项目和收入来源，所以在向潜在客户提交提案时，全力以赴是很重要的。知道如何写一份好的RFP回复可能意味着赢得项目或输给竞争对手的区别。
什么是RFP?
当一家公司发出RFP时，他们是在寻找一个供应商为他们提供新产品或服务。他们想要的是以他们认为可以接受的价格最能满足他们特定需求的企业。公共部门的rfp通常向任何人开放，但可能比私营部门的rfp更长、更复杂，后者可能只向特定的企业群体发出。无论请求提案的公司类型是什么，RFP都应该提供关于业务需求的清晰细节，以及他们在响应中需要的信息类型。
RFP通常意味着潜在客户喜欢你公司的外观，并考虑从你这里购买，但这并不是一个保证的销售。很可能至少还有其他几家公司在竞争赢得这个客户，所以知道如何写RFP回复是帮助你从其他候选人中脱颖而出的关键。你可以以最好的价格提供最好的产品，但如果你的RFP回复难以阅读或缺乏细节，你仍然会失去这笔交易。
RFP的截止日期通常很紧，你只有几天的时间来撰写和发送回复。重要的是要充分利用这段时间，而不是匆忙完成事情——快速得到回应可能会给人留下良好的第一印象，但如果提案没有很好地组合在一起，这个好处很容易就会失去。一个更好的策略是充分利用你的时间，这样你就可以咨询你的主题专家(sme)，并花足够的时间来撰写和编辑你的提案，使其尽可能强大。
下面是一些关于如何写出一份成功的RFP回复的最佳实践。
是有选择性的
编写一份好的RFP回复需要时间，这使得确定任何给定的RFP是否值得您的公司首先做出回应变得非常重要。虽然放弃回复RFP的机会可能会感觉像把钱留在桌子上，但从长远来看，它实际上可以提高你的效率和成功率。
考虑您收到RFP的环境。它是否来自一家你从未联系过的公司?该公司可能已经有了一个供应商，但还想看看其他选择，或者已经向许多不同的公司发送了rfp。无论哪种方式，在这种情况下都很难从竞争中脱颖而出。如果你有时间，也许值得去追求一些可能性很小的事情，但否则你的努力会更好地花在你知道会很适合你的机会上。你公司的时间是宝贵的:不要把它浪费在你不太可能赢得的rfp上。
怎样才能让一个机会成为合适的人选?考虑一下你对RFP和它背后的公司了解多少，公司对这笔交易的态度有多认真，你的竞争对手可能是谁，以及你所处的位置有多好。RFP有多详细?你们的产品在多大程度上符合RFP中规定的需求?你在竞争中表现如何?如果这些问题的答案令您满意，那么RFP就值得继续研究。如果它值得你去追求，那就值得你投入尽可能多的时间和精力去把它做到最好。
了解客户
写RFP回复的一个关键要素是了解发出RFP的公司:
- 它们的尺寸是多少?
- 预算是多少
- 他们的痛点是什么?
- 他们的目标是什么?
- 他们是想取代旧的产品或服务，还是第一次满足需求?
- 如果他们要替换什么东西，为什么?他们的需求改变了吗?他们和之前的供应商有什么问题吗?
了解你的竞争对手也很重要:你如何从他们中脱颖而出?你能给客户什么他们不能给的东西?
有几种方法可以找到这些信息。在该公司的网站上简单搜索一下，你会知道一些基本信息，但它可能不会告诉你所需的一切。为此，你可能需要与客户通话，了解更多有关他们的情况，或通过电子邮件询问问题。一些公司会有一个会议或指定的提问期来讨论RFP，利用这些可以让你对情况有更多的了解。
了解客户和他们的需求不仅可以帮助你制定提案的内容和价格，还可以告诉你如何撰写提案。当然，提供一个满足所有客户需求的解决方案是很重要的，而且理想情况下，它比你的竞争对手提供的方案更合适。但向客户展示你了解他们的业务，并为他们量身定制解决方案也很关键。通过承认他们的需求，并描述你的解决方案将如何具体地满足他们的需求，你让客户更容易看到你的公司将如何解决他们的问题。
利用你的中小企业
您公司的中小企业是提供RFP响应的核心。他们是最了解你的产品或服务的人，包括他们可以为客户提供什么，如何做，以及可能需要多长时间。在精心准备你的回答时，给你的中小企业留出时间为你提供所需的信息是很重要的。
在多个繁忙的日程和不同的写作风格的中小企业之间进行协调可能很困难。您可以做一些事情来简化流程并向客户端呈现一个内聚的文档。
检查一下你是否已经有了这些信息:回顾任何过去的RFP回复和其他内部内容，看看你过去是否涉及过这一点。如果有，请将内容发送给SME进行审查。在现有副本上提供注释应该比从头开始编写响应更快更容易。
具体的说:准确地列出你需要的信息，以及你需要的格式。如果你有公司风格指南，也要提供给中小企业。这将使中小企业更容易向您提供相关信息，并有助于减少将多个中小企业的回答组合成统一回复所需的编辑量。
创建一个内容库
很有可能，你过去起草过提案，将来还会这样做。把你的回复以及其他相关信息和副本保存在一个图书馆里，可以极大地简化这个过程，并有助于保持你的内容的一致性。
你所写的每一个RFP响应都应该是针对客户和他们的情况所独有的。然而，有一些内容是保持不变的，例如你提供的关于你公司的信息。如果你只提供少量的产品或服务，很有可能你会给多个客户提供类似的解释和优惠。使用过去的回答作为模板可以在不牺牲质量的情况下节省时间。只要记住每个提案的内容都要个性化:你仍然需要解决客户的具体需求并回答他们的问题。每次都使用相同的通用模板不太可能为您赢得许多项目。
让它易于阅读
评估你的提案的人可能会审阅很多文件，而花在你的提案上的时间有限。他们也可能在略读重要信息。保持你的文档简单明了，这样就很容易找到关键信息。句子和段落要相对简短。使用标题、子标题和要点可以让你一眼就能找到内容。把最相关的信息放在每个部分的顶部，然后再加上更详细的解释。
减少行话也是个好主意。审查你的提案的人可能不是中小企业，所以要考虑某些术语和首字母缩略词在你的行业中是否是常识，或者它们是否会从解释中受益。语气要正式，语言要简洁。
当你写完RFP回复后，确保自己或公司的其他人对其进行编辑。你可能有一个深思熟虑的、信息丰富的、有竞争力的提案，但如果它充满了拼写、语法和格式错误，客户可能不会阅读足够多的内容来了解这些。一个充满错误的提案会给人留下这样的印象:你不专业，或者没有致力于高质量的工作，即使你的实际表现非常出色。阅读你提案的人可能还有其他几个不错的候选人要考虑——不要给他们一个忽视你的理由。
如何编写RFP响应:提案结构
根据RFP写一份有效的提案的关键是什么?你写的每个RFP都应该有特定的部分，每个部分都有自己的目的。注意，在介绍顶级信息之前，不要在最初的部分添加过多的细节，否则读者可能无法完全理解你的提案。
求职信
这是你介绍公司并解释为什么你是客户需求的最佳人选的机会。告诉他们你是谁，为什么你能胜任这份工作，以及和你一起工作能给他们带来什么好处。保持求职信简洁——你想要激起他们的兴趣，而不是列出你的整个建议。
执行概要
这是你概述你的提案的地方，但这也是向客户展示你是项目的优秀候选人的另一个机会。解决客户最关心的问题，并解释你的建议将如何解决他们。这表明你已经做了充分的研究，并且根据公司的需要来调整你的提案。
记住这是一个总结——他们应该能在几分钟内读完，所以不要写得太详细。展示你的专业知识，让他们想继续读下去。
项目实施
现在是时候详细说明了。概述客户的所有要求和担忧，并解释你的公司将如何解决他们。列出可交付成果，并提供里程碑和交付日期的时间表。由于提案的这一部分包含了大量的信息，请确保将其分解为可读的部分，并在相关的地方包括可视化。
您还可以指定为了执行项目而需要从客户端获得什么，例如相关文档、联系人、管理需求和反馈。最后，列出提案的价格。这可以是一个详细的清单，也可以是一个更基本的成本解释。明确项目的范围和价格包含了什么，不包含什么，以避免未来关于可交付成果的混乱或争论。
公司信息
现在客户知道你能为他们做什么了，你可以告诉他们更多关于你是谁的信息。这可以是标准的“关于我们”的副本，你通常用来描述你的业务。您可能还想使用此部分提供客户参考和案例研究，以表明您有能力提供您所承诺的结果。
合同
在这里，你可以提交一份合同，使其尽可能无摩擦，以便客户在批准你的提案后达成协议。确保这份文件容易找到，签名行清晰可见。
